懶懶の迷的部落格

開會是個很嚴肅的詞，一般都會用在工作上，但開會的本質是傳達訊息、討論解決問題的辦法、互相聯繫情感，因此開會其實也可以用在與自己開會、為規劃旅程開會等多樣事件上

如果你在規劃及召集下次的旅行時，跟朋友說我們來開個會吧，他們會有怎樣的反應呢？通常會感到很煩躁吧，工作的會都開不完了，出去玩還要開會，你是來搞笑的嗎？哈哈

這時，靜靜的看著他們，等待聲音停下來，再用溫和且堅定的語氣告訴他們 : 「開會是為了互相了解彼此的想法，在處理事情的同時，也增進我們之間的感情」

那接下來要怎麼做呢？
先了解旅行的規劃流程，再依照需求去開會討論
一、發起人發起旅行專案
二、分配每人需負責的事務
三、旅程中的暖心時間
四、旅行後的檢討

一起看下去吧~

一、發起人發起旅行專案

1. 確認旅程的地點及參與人員
想在國內還是國外呢？想去那個城市呢？是什麼原因想去呢？想約哪些人一起去呢？初步有個想法，再往下走~

2. 確認旅程時間、預計來回交通及當地交通方式
可能會需要幾天的時間呢？有沒有要特定什麼季節要去呢？有沒有要特地去當地參與什麼活動呢？大家都可以的時間是什麼時候呢？
來回的交通方式是飛機、高鐵、火車、客運？當地要租車嗎？（需要有會開車的人）

在這個階段，可能會發生一些問題，如有些人需要搶假、彼此的時間搭不起來、有些人想搭高鐵但有人想搭客運…等問題，都需要好好地溝通彼此的想法

那你會想說就因為這樣，就要開會，很麻煩ㄟ，但其實這初步的討論，只需要你在跟朋友吃飯聊天時，順便聊一下旅行的話題及想法，再針對有問題的地方找到解決的方法，就可以啦

Ps記得將目前為止決定的事情打在line群組上喔！（也可以說是簡易版的會議記錄啦），目的是為了讓大家的認知是相同的，避免導致衝突喔！

如這次去台南兩天一夜，時間是12/2（六）-12/3（日）（人員是line群組中的人），預計搭高鐵來回，當地會再租車

看起來是很簡單的一段話，但其實很重要喔，因為總會有人三不五時的詢問說是什麼時間要去？（讓人很想打他，哈哈）

二、分配每人需負責的事務

財務、開車、行程規劃、住宿、統籌等，可以依據參與人數去分配事項，且最好能讓每個人都接觸到不同的職務，因為只有你自己做過，才會知道有哪些需要注意及需要別人幫忙的地方，團隊配合起來就會更順利囉！

特別提醒，不是分配工作職務後，那件事情就必須要你從頭做到尾，自己完成每一個細項作業內容喔！！！分配工作是為了，讓大家能各自注意各分工的內容，而不需要每個人都花費心力去注意每個工作中的每一個項目。

在這個階段，會有很多需要詢問其他人想法的問題，需要彼此了解各自的想法，也很容易造成衝突，因此為旅行開會是很有必要的

當然，也不用想的很困難，其實只要約大家出來一起吃吃飯，在吃飯的過程中引導大家聊聊目前的狀況、心情想法就好，聽起來是不是輕鬆很多

但還是有幾點要注意喔！
1. 吃飯前，先提一下要討論旅行的事情，讓大家心裡有個底，開會時才不會大家都不說話
2. 吃飯時，要記重點及下一步行動，並傳給大家，才不會吃完飯就忘記了
3. 隨時關心朋友的狀況及想法，並鼓勵朋友主動提出想法，若遇到問題，就一起解決，一起創造更多的回憶


三、旅程中的暖心時間

旅程中常常會有一起聊天的時間，尤其是晚上睡覺前的時間，非常適合拿來聊心裡話，這時可以聊聊這次的旅程或最近發生的一些事情，深入的聊聊彼此內心的想法，讓彼此的情感更靠近

有時大家會覺得都是好朋友，有什麼事情就稍微忍耐一下沒關係，但忍耐的狀態並不能持續到永遠，會突然有一天整個情緒大爆發，讓別人感到莫名其妙，也會被嚇到的

因此，開會是一個可以讓大家說出內心想法的時間點，鼓勵著大家說出自己的想法，看到其他人做的好的地方，可以鼓勵對方，看到其他人有讓自己不舒服的地方，也可以提出來討論，並一起討論解決

四、旅行後的檢討

在旅程中遇到問題時，常常會只處理當下的問題，以為處理完了就好了嗎？但下一次是不是還有可能會遇到呢？

在旅程完後，好好的思考一下，有哪些地方做的很好，下次可以繼續保持，有哪些地方可以再做的更好或是有沒有其他方式可以做的更輕鬆

讓每次的旅程都像是不斷累加的經驗，除了跟朋友一起開心玩樂創造回憶外、還可學習到團隊合作、會議記錄、開會技巧、溝通能力等，一舉數得

總結
會不會覺得，阿，不就跟朋友吃飯聊天而已，說這麼多...

那就來看看應用了哪些開會技巧啦~
1. 開會前，決定具體的會議主題及會議目標
2. 開會前，提供會議資料及流程給大家，並請大家於會議中提出想法
3. 會議中，每人報告自己工作的進度，及接下來的作業內容
4. 會議中，鼓勵大家主動發表想法，討論出解決問題的方案
5. 會議中，遇到能立刻解決的問題，就立刻解決
6. 會議中，記錄會議記錄，列下會議重點及下一步行動要做的事情，並在最後幾分鐘簡單口述及提供給大家，讓大家都有共識，並可以立刻開始行動

小迷自己平時工作時幾乎都不會開會，畢竟只是在一間小公司上班而已，但藉由與朋友一起旅行，難免會遇到一些意見不合等問題，於是開始學習開會的技巧並應用在朋友身上，在讓自己學習成長的狀況下，還能增進朋友間的感情，甚至是一起互相檢討改進成更好的理想模樣。（祝福）